Case Study Klose Brothers

Über Klose Brothers

Die klose brothers GmbH ist ein 2010 gegründetes Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Bielefeld und weiteren Standorten in Berlin und Breslau. Das Unternehmen entstand als Ausgründung der Universität Paderborn durch die Brüder Martin und Jaroslaw Klose.

Heute besteht das Team aus rund 20 Software-Craftsmen und Expert:innen für moderne Softwarearchitektur, agile Entwicklungsmethoden, Clean-Code-Engineering und Organisationsentwicklung.
klose brothers arbeitet für KMU, große Mittelständler und DAX-Unternehmen in Bereichen wie Healthcare, Automotive, Financial Software, Big Data und Systemmodernisierung.

Das Unternehmen ist tief in der agilen Community verankert und engagiert sich regelmäßig in Workshops, Weiterbildungen, Meetups und dualen Studienprogrammen.

Die Herausforderung

„Wir wussten: Wir verpassen Chancen, einfach weil die Suche so viel Zeit verschlingt“

Bevor Klose Brothers mit TenderFlow arbeitete, sah der Alltag im Ausschreibungsmanagement so aus:

Recherche auf nur 2–3 Portalen, weil mehr zeitlich unmöglich war
enormer Aufwand für das manuelle Sichten und Strukturieren der Ausschreibungen
viele Ausschreibungen mussten abgelehnt werden, weil z. B. Frameworks oder Zertifizierungen nicht erfüllbar waren
das Risiko, passende Projekte zu übersehen, war real

Oder wie Lina Mühlenweg – Sales Lead - es beschreibt:

„Der größte Aufwand steckt nicht im Angebot, sondern in der Suche selbst.“

Das bedeutete:
Wertvolle Arbeit eines Sales Mitarbeiters floss in Recherche statt in Kundenprojekte.

Warum TenderFlow

„Endlich ein System, das versteht, was für uns wirklich wichtig ist“

TenderFlow wurde eingesetzt, um Ausschreibungsprozesse zu automatisieren, zu strukturieren und vor allem: treffsicherer zu machen.

🔍 1. Relevante Ausschreibungen automatisch finden

TenderFlow identifizierte Ausschreibungen, die perfekt zu den technischen Fähigkeiten von Klose Brothers passten – darunter auch solche, die sonst übersehen worden wären.

„Einige Ausschreibungen hätten wir ohne TenderFlow nicht einmal gefunden.“

⚡ 2. KI-Zusammenfassungen, die Entscheidungen beschleunigen

Statt komplette Dokumente zu durchforsten, bekam das Team präzise technische Kernaussagen direkt an die Hand:

geforderte Programmiersprachen
Frameworks
Zertifizierungen / K.O.-Kriterien

„Die Zusammenfassungen haben uns sofort geholfen einzuschätzen, ob sich ein Angebot lohnt.“

🎯 3. Fokus auf IT-Unternehmen als Zielgruppe

TenderFlow passte die Analyse gezielt auf IT-relevante Kriterien an und holte aktiv Feedback ein, um den Output weiter zu schärfen.

Diese Kombination aus Domänenverständnis & KI-Assistenz brachte einen spürbaren Unterschied.

Der Impact

Ein gewonnener Auftrag und ein Prozess, der plötzlich leicht wurde

🏆 1. Öffentliche Ausschreibung gewonnen

Klose Brothers gewann eine Ausschreibung eines Jobcenters in NRW – mit einem sechsstelligen Umsatzvolumen – die durch TenderFlow vorgeschlagen wurde.

zwei Entwickler Vollzeit im Projekt
eine Designerin Teil des Teams
Umsetzung im selben Jahr

„Diese Ausschreibung kam über TenderFlow – und wir haben sie gewonnen.“ Ein direkter Erfolg, der zeigt: Staatliche Ausschreibungen können funktionieren – wenn man die richtigen findet.

🔄 2. Weiterkommen in weiteren Verfahren

Mindestens zwei weiteres Projekt schaffte es in die engere Auswahl. Dies ist staatlichen bei Ausschreibungen extrem wichtig, da diese nicht immer direkt Aufträge vergeben, sondern sich eine Gruppe spannender Unternehmen suchen, um Ihre Probleme zu lösen

⏱️ 3. Massive Zeitersparnis

Was vorher Stunden dauerte, läuft jetzt in Minuten:

deutlich weniger Suchaufwand
schnellerer Überblick
klarere interne Entscheidungen

„TenderFlow hat uns spürbar Arbeit abgenommen.“ Für ein Team aus hochqualifizierten Entwickler:innen ist das ein Gamechanger: Mehr Zeit für Projekte, weniger für Bürokratie.

Klose Brothers